Наверняка у многих людей при упоминании слова «архив» возникает следующая ассоциативная «картинка» - тусклый свет, серые стены, тесные ряды полок и пыльные картонные папки с тканевыми «завязками». Именно так, по крайней мере, выглядят архивы в старых советских фильмах. На самом деле, данное представление несколько устарело. Во всяком случае, если речь идет о по-настоящему современном архивном центре, то он выглядит совсем иначе.

Начнем с того, что подобные компании – это уже давно не просто хранилища документации, это фирмы, специализирующиеся на обработке данных и информации, которые проводят экспертизу ценности юридически значимых актов, определяют сроки хранения документов, исходя из этого формируют дела, принимают их на хранение или инициируют уничтожение, осуществляют мероприятия по созданию электронных архивов и оказывают целый спектр сопутствующих услуг, будь то инвентаризация имущества предприятия или организация его делопроизводства.

Но и имеющиеся в их распоряжении хранилища, разумеется, отличаются от тех, что были прежде. Во-первых, они представляют собой светлые помещения с управляемым автоматически микроклиматом, оптимальным для хранения бумажной документации. Последняя упакована в картонные или пластиковые короба с удобными ручками и прочными крышками, обеспечивающими документам защиту от пыли. Все принимаемые на хранение акты каталогизированы и индексированы, что позволяет при необходимости очень быстро их отыскать.

Свет, влажность, температурный режим – все это зависит от того, какие именно документы приняты на хранение, но уважающий себя коммерческий архив непременно позаботится об оптимальных их параметрах, установленных на уровне стандартов. Последние предъявляют требования не только к температурно-влажностному режиму, но и санитарно-гигиеническому, противопожарному и др. Упомянем лишь несколько основных моментов.

Во-первых, важно, чтобы архив был удален от производственных помещений, складских и бытовых. Он должен располагаться отдельно. Не допускается прокладка в нем и инженерных магистралей, которые в случае повреждения способны повредить или даже уничтожить документы. Во-вторых, температура воздуха  в архиве должна находиться на уровне +17-+19 градусов по Цельсию. Относительная влажность 50-55%. Наличие пожарной  сигнализации презюмируется. Вот основные, хотя и не единственные требования к архивным помещениям, которые обязательно должны быть обеспечены при их создании.

Что касается стеллажей, то они могут быть самыми разными. Так, к примеру, некоторые центры используют передвижные рельсовые системы. Легкие металлические конструкции легко скользят по направляющим, что значительно облегчает работу архивных служащих. В некоторых случаях стеллажи могут отсутствовать вовсе.  Уже упомянутые нами короба могут быть поставлены один на другой. Используя систему штрихового кодирования или другие метки, можно легко отыскать впоследствии емкость с необходимыми папками.